Een zakelijk kanaal naast je webshop, met bestellen op factuur

Na deze gids weet je wie bij jou zakelijk kan kopen, hoe je bestellen op factuur regelt zonder dure B2B-software, en hoe je elke dag tien organisaties benadert.

Bijgewerkt op 2026-10-10 · door Danny Zak, Winkelwind

Een school bestelt niet zoals een ouder. Er is een inkoper, een budget, een factuuradres dat anders is dan het afleveradres, en vaak een regel dat er niet vooraf met iDEAL betaald mag worden. Staat jouw shop alleen ingericht op particulieren, dan haakt die inkoper af voor hij een product in zijn mandje heeft gelegd.

Je hebt daar geen apart B2B-platform voor nodig. Een eigen pagina, bestellen op factuur en een lijst met organisaties brengen je een heel eind.

Wie koopt er zakelijk bij een kleine webshop?

Kijk naar je eigen bestellingen van het afgelopen jaar en zoek naar een bedrijfsnaam, een btw-nummer of een adres dat duidelijk geen woonhuis is. Daar zit je eerste antwoord.

Typische zakelijke kopers:

• Kinderopvang en BSO's: spelmateriaal, knutselspullen, alles wat een groep kinderen bezig houdt.
• Scholen: klasmateriaal, beloningen, cadeaus voor het team.
• Bedrijven: relatiegeschenken, kerstpakketten, iets voor de kantine of een personeelsfeest.
• Gemeenten: buurthuizen, bibliotheken, evenementen.
• Verenigingen en zorginstellingen: sportclubs, dagbesteding, woongroepen.

Hoe groot dat deel is, zie je pas als je je bestellingen uitsplitst op particulier en zakelijk. Het kan zomaar een flink stuk van je omzet zijn, en dan verdient die groep een eigen pagina met bestellen op factuur.

Mijn mening: bij de meeste kleine shops zit hier sneller geld dan in SEO. Een blogartikel heeft maanden nodig om te ranken. Een BSO-organisatie met acht locaties die tevreden is, bestelt volgende maand opnieuw.

Een aparte zakelijke pagina

Zakelijke kopers lezen anders. Ze willen in één scherm weten of je aan organisaties levert, hoe ze betalen en wanneer het er is. Zet dat op een eigen pagina, gelinkt vanuit je menu of footer, met een naam die zegt voor wie ze is: "Voor BSO en kinderopvang", "Zakelijk bestellen", "Voor scholen".

Wat erop staat:

1. Voor wie het is, in de woorden van die doelgroep. Een BSO zegt "groep" en "locatie", geen "huishouden".
2. Wat ze krijgen, met foto's van het product in gebruik in een vergelijkbare omgeving. Geen herkenbare kinderen zonder toestemming voor dat kanaal.
3. Hoe bestellen op factuur werkt, in drie zinnen: wie het mag gebruiken, de betaaltermijn, wat ze moeten invullen.
4. Prijzen bij aantallen als je die hebt, exclusief en inclusief btw.
5. Een review van een collega-organisatie. Een pedagogisch medewerker gelooft een andere opvang sneller dan een ouder. Eén zo'n review is al genoeg om mee te beginnen. Hoe je zulke reviews verzamelt staat in reviews verzamelen.
6. Een seizoensdeadline, bijvoorbeeld "Klaar voor de kerstvakantie: bestel uiterlijk 11 december". Zet die terug als de datum voorbij is.
7. Een contactpersoon met naam, e-mail en telefoonnummer. Inkopers bellen graag even voor ze iets nieuws bestellen.

Geef de pagina een SEO-titel die een inkoper zou typen, zoals "Speelgoed voor de BSO bestellen op factuur". Meer over titels in webshop SEO.

Bestellen op factuur

Op factuur leveren betekent dat je het product verstuurt voor het geld binnen is. Dat is een risico, maar bij organisaties een klein risico. Een gemeente of een opvangorganisatie verdwijnt zelden met jouw drie dozen. Het grotere probleem is traagheid: facturen die bij de verkeerde afdeling liggen.

De betaaltermijn

Spreek je niets af, dan geldt in Nederland tussen bedrijven een betaaltermijn van 30 dagen. Je mag een langere termijn afspreken, tot 60 dagen. Grote bedrijven moeten het mkb binnen 30 dagen betalen, en de overheid betaalt in principe ook binnen 30 dagen (Ondernemersplein, betalingstermijnen). In België is de standaardtermijn tussen ondernemingen ook 30 dagen, en een afgesproken termijn mag sinds 2022 niet langer zijn dan 60 dagen (Monard Law, betalingstermijnen). Lees de exacte regels na bij de FOD Economie of je boekhouder; dit is een samenvatting, geen advies.

Wij zetten 14 of 30 dagen op de factuur. Korter dan 14 dagen haalt de administratie van een grote organisatie vaak niet, en dan stuur je herinneringen voor iets wat gewoon onderweg was.

Het risico klein houden

• Vraag bij de bestelling de naam van de organisatie, het KvK- of ondernemingsnummer en een factuuradres. Wie dat niet heeft, bestelt als particulier.
• Vraag naar een inkoopnummer of referentie. Veel organisaties betalen een factuur zonder dat nummer niet uit.
• Stuur de factuur als pdf meteen mee met de bestelbevestiging.
• Bij een eerste bestelling boven een bedrag dat jij kiest: bel even of vraag vooruitbetaling. Daarna niet meer.
• Zet in je agenda wanneer de termijn verloopt en stuur dan één vriendelijke herinnering.

Zo regel je het per platform

Of: een simpel bestelformulier

Wil je je kassa niet aanpassen, maak dan op de zakelijke pagina een formulier met organisatie, KvK-nummer, contactpersoon, afleveradres, factuuradres, inkoopnummer, product en aantal. Jij maakt de bestelling of factuur daarna zelf aan. Bij tien bestellingen per maand is dat prima werkbaar.

Offertes

Grotere organisaties en gemeenten vragen eerst een offerte. Hou een vast sjabloon klaar:

• naam van de organisatie en de contactpersoon,
• producten, aantallen, prijs per stuk exclusief btw, btw en totaal,
• verzendkosten en levertermijn,
• betaaltermijn,
• geldigheid (bijvoorbeeld 30 dagen),
• ruimte voor hun inkoopnummer.

Stuur de offerte binnen een werkdag. Een inkoper die drie leveranciers aanschrijft, kiest vaak de eerste die netjes antwoordt.

Btw bij zakelijke klanten in een ander EU-land

Verkoop je vanuit Nederland aan een Belgisch bedrijf, of omgekeerd, dan kan de levering onder voorwaarden tegen 0% btw (een intracommunautaire levering). De koper moet ondernemer zijn met een geldig btw-nummer uit een ander EU-land, de goederen gaan echt de grens over, en jij geeft de levering op in je opgaaf intracommunautaire prestaties (Belastingdienst, intracommunautaire leveringen). Controleer het btw-nummer in VIES. Is de koper een particulier of heeft hij geen btw-nummer, dan reken je gewoon btw.

JouwWeb heeft hiervoor de optie BTW-verlegging en 0% buiten EU-bedrijven in de geavanceerde webshopinstellingen. Op andere platforms zit het in de btw-instellingen of in een plugin. Laat de eerste paar facturen nakijken door je boekhouder.

Een prospectielijst uit open data

Je hoeft geen adressenbestand te kopen. Voor kinderopvang in Nederland is er het Landelijk Register Kinderopvang (LRK), dat als open data te downloaden is in CSV, twee keer per week bijgewerkt (data.overheid.nl, gegevens kinderopvanglocaties LRK).

Wat je ermee doet:

1. Open het bestand in een spreadsheet. De kolom type_oko zegt wat voor opvang het is: BSO, KDV (kinderdagverblijf), VGO (gastouder) of GOB (gastouderbureau).
2. Filter op het type dat bij je product past. Gastouders zijn meestal particulieren die thuis opvangen; die laat je weg.
3. Groepeer op houder, niet op locatie. Gebruik naam_houder en kvk_nummer_houder. Een organisatie met twintig locaties wil één mail, niet twintig.
4. Zet er een kolom prioriteit bij: 1 bestaande klanten, 2 je eigen regio, 3 ketens met veel locaties, 4 de rest.

Voor andere sectoren werkt hetzelfde met andere bronnen: schoolgegevens van DUO, gemeentelijke lijsten, of in België de KBO Open Data met activiteitscodes.

Kijk eerst wat er al gebeurt. Misschien ga je zelf al langs bij organisaties in je eigen regio, of houdt iemand in je team een lijstje bij. Mail dan waar je zelf niet komt, anders krijgen je vaste klanten een verkooppraatje dat ze niet nodig hebben.

Tien mails per dag, en opvolgen

Eerst je bestaande zakelijke klanten

Begin bij wie al kocht. Vraag hoe het bevalt, of ze andere locaties hebben, en of je hun reactie op je site mag zetten. Klanten die één exemplaar "als test" bestelden, mail je na een paar weken opnieuw. Werkt het? Willen de andere groepen er ook een?

Dan nieuwe organisaties

Tien per dag. Genoeg om in een maand een flinke lijst door te werken, weinig genoeg om elke mail persoonlijk te maken. Maak drie varianten:

• Prospect: wie je bent, wat het product doet voor hun groep, één zin met een seizoensreden ("voor de kerstvakantie"), een link naar je zakelijke pagina.
• Keten: stel een proef voor op één of twee locaties en vraag wie over inkoop gaat.
• Ver weg: zelfde mail, met nadruk op de verzending.

Opvolgen doe je zo: na drie werkdagen een korte herinnering in dezelfde draad, na zeven werkdagen bellen. Hou in je lijst bij wie antwoordde, wat ze zeiden en wanneer je terugkomt.

De regels voor zakelijke mail

Ongevraagde reclame per e-mail is ook aan bedrijven niet vrij. In Nederland mag het zonder toestemming aan een organisatie als die het adres openbaar maakte om zulke berichten te ontvangen, en voor dat doel (Telecommunicatiewet, artikel 11.7). In België mag reclame naar onpersoonlijke adressen van rechtspersonen, zoals info@, zonder voorafgaande toestemming, onder voorwaarden (Infoshopping, FOD Economie). Dat is een samenvatting, geen juridisch advies.

Wat wij in de praktijk doen: alleen openbare organisatieadressen, geen persoonlijke adressen van medewerkers, elke mail apart en persoonlijk, je naam en bedrijfsgegevens eronder, en een zin waarmee iemand kan laten weten dat hij geen mail meer wil. Twijfel je over een sector, bel dan in plaats van te mailen.

Meet het apart

Hou zakelijke bestellingen apart bij, per maand, en vergelijk met dezelfde maanden vorig jaar. Zo zie je of het kanaal groeit, los van de rest van je shop.

Wil je weten of er bij jouw shop een zakelijk kanaal ligt dat je nog niet benut? De gratis scan kijkt daar ook naar. Hoe het zakelijke kanaal past naast je andere marketing staat in webshop marketing, en voor JouwWeb-specifieke instellingen zie JouwWeb webshop tips.

Veelgestelde vragen

Heb ik aparte B2B-software nodig voor zakelijke klanten?

Om te beginnen niet. Een zakelijke pagina, factuurbetaling via je bestaande platform of een simpel bestelformulier, en een vaste offertetekst zijn genoeg. Pas als je veel zakelijke klanten met eigen prijslijsten hebt, wordt een B2B-module interessant.

Welke betaaltermijn zet ik op een factuur aan organisaties?

Wij gebruiken 14 of 30 dagen. In Nederland geldt zonder afspraak 30 dagen tussen bedrijven, en afspreken mag tot 60 dagen. In België is de standaard ook 30 dagen, met een maximum van 60. Controleer de actuele regels bij Ondernemersplein of de FOD Economie.

Kan ik bestellen op factuur alleen voor bedrijven openzetten?

Op JouwWeb beschrijft het helpcentrum die mogelijkheid niet; zet in de betalingsinstructie duidelijk voor wie het is. Op WooCommerce kan het met een plugin. Op Shopify werk je met bedrijven en betalingstermijnen per bedrijfslocatie.

Waar vind ik adressen van kinderopvang en BSO's?

In Nederland in het Landelijk Register Kinderopvang, dat als gratis CSV te downloaden is via data.overheid.nl. Groepeer op houder, zodat je een organisatie één keer benadert en niet per locatie.

Hoeveel zakelijke mails stuur ik per dag?

Wij houden tien per dag aan, met een herinnering na drie werkdagen en een telefoontje na zeven. Dat is genoeg om op te schieten en weinig genoeg om iedereen persoonlijk op te volgen.